Archiviazione Documenti Cliente
Automatically receives, renames, and files client attachments so you never touch a PDF again.TitoloArchiviazione Documenti Cliente — Workflow n8n per CommercialistiSottotitoloArchivia automaticamente gli allegati email nella cartella Drive del cliente giusto, con rinomina, log e conferma — senza toccare nulla.AperturaOgni volta che un cliente ti manda un documento, scatta la stessa routine: scarichi l’allegato, lo rinomini, cerchi la cartella giusta, lo carichi, aggiorni il log, rispondi per confermare la ricezione. Per un commercialista con 20–30 clienti attivi, questa sequenza si ripete decine di volte a settimana — e mangia in silenzio le ore che dovresti dedicare al lavoro che fatturi. Questo workflow n8n monitora la tua casella Gmail, riconosce il mittente dalla tua lista clienti, rinomina il file in automatico (YYYYMMDD_TipoDocumento_NomeCognome.pdf), lo carica nella cartella Drive corretta, registra tutto nel log e manda al cliente una conferma di ricezione. I mittenti non riconosciuti generano immediatamente un avviso allo studio, così nessun documento va perso.Come funziona passo dopo passo Gmail Trigger — controlla la casella ogni minuto alla ricerca di email con allegati Filtro allegati — ignora le email senza file allegati Legge la lista clienti — carica il foglio Master Clienti da Google Sheets Abbina il mittente — identifica il cliente per dominio email o indirizzo completo Rileva il tipo documento — riconosce F24, FatturaIN, FatturaOUT, Estrattoconto, CUD, Visura, Contratto e altro dai keyword nel soggetto e nel nome file Cliente trovato? — se sì, procede con archiviazione; se no, avvisa lo studio Costruisce il nome file — formato YYYYMMDD_Tipo_NomeCognome.ext Crea il sottocartella anno — verifica o crea Clienti/NomeCliente/YYYY/ automaticamente Carica su Drive — sposta il file nella cartella del cliente con il nuovo nome Log — aggiunge una riga al foglio Log Archiviazione Conferma al cliente — invia un’email con il nome del file e la data di archiviazione Avviso mittente sconosciuto — notifica lo studio con il dettaglio dell’email non riconosciuta Vantaggi Risparmia 2+ ore a settimana su rinomina, organizzazione e caricamento degli allegati Zero documenti persi — i mittenti non riconosciuti generano un avviso immediato allo studio I clienti si sentono seguiti — ricevono conferma automatica non appena il file è stato archiviato Tutti i tipi di documento supportati — F24, fatture, contratti, CUD, visure, estratti conto e altro Operativo in meno di 10 minuti — inserisci due ID di Google Sheets e un ID cartella Drive, hai finito Cosa è incluso Workflow n8n completo (v1.0.0, 18 nodi, testato sul percorso principale) Guida di configurazione HTML in italiano (stampabile, 5 pagine — include setup OAuth2 passo dopo passo) Riferimento colonne Google Sheets (Master Clienti + Log Archiviazione) Guida alla risoluzione dei problemi (6 errori comuni con soluzione) Formula di rinomina file e lista keyword tipi documento — personalizzabili Sticky notes all’interno del workflow che spiegano ogni sezione Convenzione di rinominaFormato: YYYYMMDD_TipoDocumento_CognomeNome.extEsempi: 20260529_F24_RossiMario.pdf 20260528_FatturaIN_BianchiGiuseppe.xlsx 20260527_Contratto_VerdeAlba.docx Il tipo documento viene rilevato dai keyword nel soggetto dell’email e nel nome del file. Puoi aggiungere keyword personalizzati direttamente nel nodo di configurazione.Prerequisiti n8n (self-hosted o cloud) Account Google con accesso a Gmail, Google Drive e Google Sheets Progetto Google Cloud con credenziali OAuth2 configurate Foglio Google Sheets con la lista clienti già compilata Cartella Clienti/ in Google Drive con una sottocartella per ogni cliente PrezzoArchiviare gli allegati dei clienti richiede circa 8 minuti × 15 documenti al giorno × 22 giorni lavorativi = 44 ore al mese. A €30/ora, sono €1.320 del tuo tempo ogni mese. Questo template è €149 — si ripaga nel primo pomeriggio che non passi a rinominare PDF.Per chi èCommercialisti, studi associati, consulenti del lavoro, notai e professionisti che ricevono regolarmente documenti via email dai propri clienti. Non è richiesta esperienza di programmazione — basta seguire la guida HTML inclusa.Invito all’azioneOttieni l’accesso immediato — importa il workflow in meno di 10 minuti.
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